Sin importar la industria o su tamaño, los negocios que operar a nivel mundial hoy en día dependen de sistemas de aplicaciones comerciales para estimular las cadenas de producción, gestionar los mercados, conservar las conexiones con los socios y clientes e impulsar las operaciones a corto y mediano plazo.
Por tanto, son muchas las compañías que necesitan externalizar la gestión de aplicaciones, pero no tienen idea de qué tanto lo necesitan, ni qué tan pronto deberían tenerlo. Si consideras que tu compañía puede requerir este proceso y necesitas más información, en el siguiente apartado te contamos cómo determinarlo y cómo llevarlo a cabo con éxito.
Determina el alcance y necesidad de tu empresa
A menudo hallamos compañías donde su ventaja comparativa y el foco de su negocio dependen en demasía de la tecnología, pero no solo a nivel in-house para un único departamento, también en lo que respecta a procesos que apoyan a toda la empresa.
Por ello, resulta ser más eficiente e incluso rentable decantarse por el Outsource Application Management. Para determinar si esta es una de las necesidades de tu empresa, responde las siguientes preguntas básicas:
¿Tenemos identificadas cuáles actividades y procesos tecnológicos serán de gran apoyo para gestionar con más eficiencia mi negocio? ¿Tenemos dificultades para conseguir, contratar y retener profesionales expertos en tecnología? ¿Tenemos por nosotros mismos el suficiente dominio de plataformas y aplicaciones tecnológicas? ¿Podemos mantenerlas actualizadas sin problema? ¿Queremos gestionar un equipo in-house capacitado para encarar todos los retos que requiere la gestión tecnológica de la empresa?
Respondiendo estas interrogantes determinarás de forma rápida y sencilla las necesidades de tu empresa frente al AMO.
Tipos de outsorcing y sus estrategias
Subcontratación total:
En este sentido, el proveedor se hará cargo de gestionar de manera integral todas las actividades relacionadas con el soporte, el perfeccionamiento y la optimización de las aplicaciones pertenecientes a la compañía. Este tipo de subcontratación deberá proporcionar servicios tecnológicos, y a su vez, brindar ideas y recomendaciones para economizar, mejorar y evolucionar las aplicaciones, tomando en cuenta los nuevos requisitos comerciales. Además, será responsable de implementar iniciativas adecuadas de innovación digital y planes de continuidad del negocio ante eventuales situaciones inesperadas (como la pandemia del COVID-19).
Subcontratación selectiva:
Este tipo de OAM consiste en encargar al proveedor tan solo una parte muy específica de la gestión de las aplicaciones de la empresa. Su responsabilidad puede estar relacionada con la solución de problemas o actualización y mejora de los recursos, o también, pueden englobarse un grupo de objetivos tales como la supervisión, gestión, resolución de problemas y mantenimiento de aplicaciones. Este tipo de externalización está recomendada para aquellas áreas que son más complejas que las tareas individuales, pero que no interfieren en ningún proceso más completo.
Algunos consejos para conseguir el partner adecuado para tu proyecto
Para escoger el partner indicado para tu empresa, lo primero que debemos tomar en cuenta serán algunos detalles fundamentales propios de su preparación y dominio tecnológico. Por ejemplo:
- Debe poseer el suficiente conocimiento técnico de diversas tecnologías y ser capaz de aportar soluciones factibles.
- Debe tener experiencia en metodologías ágiles de entrega de servicios que le permita entender cuál es forma más eficiente en la que puede dividir un proyecto en varias fases.
- El partner debe ser escalable, es decir, deberá existir la posibilidad de agregar más miembros al equipo si es necesario para cumplir con los tiempos de un proyecto.
- La relación costo-beneficio es otro punto importante para la subcontratación. La cantidad de horas a asignar y el seniority del equipo son algunos de los elementos que se deben examinar con calma antes cerrar un contrato.
- Considera buscar un partner que pueda alinearse en cuanto a huso horario, de esta manera la comunicación será mucho más fluida.
Una vez que hemos encontrado al profesional que se adapta a todas nuestras necesidades, es momento de crear una dinámica de trabajo favorecedora cuya organización sea clave para lograr los objetivos propuestos en el tiempo esperado. Algunas de las acciones que como empresa debes tomar en cuenta son las siguientes:
Define tus expectativas con este proceso
Es importante que el partner sepa qué se espera exactamente de su trabajo y por qué fueron seleccionados, esto ayudará a sentar las bases de una buena relación comercial, así como un mejor rendimiento del proyecto. A partir de esto se puede identificar los indicadores de medición del servicio.
Provee a tu partner todo el conocimiento necesario sobre la industria
Un checklist sobre las actividades o procesos que se requieren no es lo más indicado, es necesario que tu partner internalice las necesidades del negocio, cuáles son los clientes finales y qué necesitan, cuáles son las expectativas de la industria, entre otros. Involucra a este profesional como parte del equipo de trabajo, como un miembro más de la compañía, y es muy probable que obtengas mejores resultados. En Huenei la primera fase de ejecución del servicio AMO es la capacitación y la transferencia del conocimiento de aquellos que actualmente son los responsables de las aplicaciones.
No olvides medir y comparar
Para entender qué puedes mejorar y cómo ha estado el rendimiento en general de tu proyecto, es importante llevar las métricas correctas y actualizadas. De esta manera será posible implementar las correcciones que el área requiera en lugar de tener retrocesos o continuar con estrategias poco eficientes. En Huenei emitimos mensualmente métricas a nuestros clientes para medir la calidad del servicio (se puede incluir alguna gráfica).
Define la estrategia de tu empresa
Es sumamente importante que tu partner entienda el camino que deben recorrer, cuáles son las fases y objetivos a cumplir a corto, mediano y largo plazo sin necesidad de llegar a un punto muerto y preguntarse “¿ahora qué sigue?”. La planificación anual del servicio permite contar con una hoja de ruta para asignar los requerimientos del backlog de necesidades del negocio.
Determina fechas claras de entrega
Mantener un hoja de ruta actualizado que indique cuáles procesos o plataformas serán tercerizadas y en qué tiempo, será determinante para obtener los resultados que se esperan y sin atrasos. Esto le permite a tu partner identificar la demanda de recursos.
Nunca dejes de preguntarte “cómo podemos mejorar”
La mejora continua es sin duda la clave para un trabajo exitoso cuando de tercerización se trata. Mantén a todo el equipo motivado e informado sobre cada aspecto relevante del negocio e indaga siempre cómo pueden seguir agregando valor al trabajo que realizan.
Conclusión
Nos encontramos en un mundo cada vez más competitivo, por ello es importante que las empresas puedan implementar sistemas más eficientes para satisfacer las necesidades de sus clientes y seguir mejorando dentro de la industria.
En este sentido, dedicar tiempo y dinero a optimizar sus propios recursos y sistemas de la mano de expertos en tecnología como sucede con el outsourcing, es sin duda una de las formas más inteligentes y rentables de hacer crecer tu negocio.